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2019年04月19日

会社説明会開催に向けて準備すること6つ|資料作成時のポイント

会社説明会を開催するにあたって悩んでいることはありませんか。会社説明会を行う目的は会社の魅力を伝えるためにあります。そのためにどのように準備すれば良いのか、また、説明会参加者が会社説明会に何を求めているのかを解説します。

会社説明会開催に向けて準備すること6つ|資料作成時のポイント

企業側が会社説明会を実施する目的

就活解禁となる3月、数々の企業が会社説明会などが始まる時期です。会社説明会とは、企業と学生が最初に触れ合う機会です。会社説明会を開く目的とは、企業側が「この会社で働いてもらいたい」ということを伝えるためです。

そのために企業側は学生が知りたい情報や魅力を発信する必要があります。

学生にとっては、調べた情報以上の内容や魅力を求めているので企業側にとって「この会社で働きたい」と思わせる貴重な時間です。

学生が会社説明会に求めるもの

学生が会社説明会に求めるものは、具体的な仕事内容と社風や社内の雰囲気、福利厚生や待遇についてです。企業理念や業界、製品紹介をアピールすることも大切ですが、学生は初めて就職するので、会社の雰囲気や待遇をまだ知らない立場です。

ですので、働きたいと思わせるために企業側は、実際に働く上で関わってくる情報を発信する必要があるでしょう。

中途採用者が会社説明会に求めるもの

中途採用者が会社説明会に求めるものは、待遇や自分の経験が転職先で活かせるかどうかです。新卒とは異なり、中途採用者は即戦力として入社することが多いです。

そのためには、自分の経験やスキルとマッチしているか、前の会社より待遇が良いかを知らせるために、具体的な仕事内容や福利厚生などの待遇について、企業側は、より詳しく説明すると良いでしょう。

会社説明会開催に向けて準備すること6つ

企業側は、会社説明会を開くことが決定し、開催するには会場や内容の決定やその他の準備などもしなければなりません。魅力的な企業に見せるためには、効果的な内容や方法を考え、実践する必要があります。

会社説明会を開くにあたって採用担当者の都合だけでなく、社員の協力も必要となる場面もありますので、そのような場面も説明します。

準備1:説明内容の決定

まずは、どのような情報を発信するか、説明内容の決定を行います。企業理解と企業のアピールができる内容を考える必要があります。

内容を決めるポイントとしては、企業が伝えたいことだけでなく、求職者が求めているものをより盛り込んだ内容にすることです。求めているものと企業側が発信する内容が合致していれば、企業理解や仕事理解につながるので、結果的に会社説明会の満足度を高めることができます。

会社の沿革や概要

会社概要や沿革について説明する必要があります。会社が設立に至るまでの経歴、設立後の会社の変化や事業内容、本社と事業所の所在地、従業員数、主要取引先などを紹介することが多いです。

現在に至るまでの経歴の中で、企業側が大変だったことや大幅に成長したキッカケを紹介するとさらに良いでしょう。過去の経歴だけでなく、今後の事業内容や企業側が目指している目標を掲げると、企業の魅力が高まります。

会社が大切にしていること

会社の設立から現在に至るまで大切にしていることをアピールする必要があります。企業側が現在に至るまで、どのようなことを大切にして事業に取り組んでいるのか企業理念や社訓を発信することで、会社の魅力も向上し、参加者の印象にも残るでしょう。

会社説明会で会社が大切にしていることを参加者に印象付けることは、共感した求職者が志望するきっかけにもなります。

会社の商品・サービスについて

会社の事業内容として、どのような商品やサービスがあるのかを具体的に説明する必要があります。会社説明会で、企業側がこのような商品やサービスがあるということをアピールすることで、求職者は「会社の商品やサービスに携わりたい」という気持ちが芽生えるでしょう。

したがって、会社説明会後の採用ステップに踏み出していくキッカケ作りになります。

商品を実際に見せたり触らせたりすることが効果的です。

先輩社員の紹介

求職者が会社説明会で求めているものの1つとして、社風や社内の雰囲気が挙げられています。

企業側は、どのような社員が働いているのか、先輩社員の紹介をすることが有効的です。先輩社員の紹介では、求職者にとって、先輩社員の会社に入ったキッカケや仕事のやりがいを知ることができる良い機会になります。

また、企業側が先輩社員の一日、休日の過ごし方など、会社に入社した時のライフスタイルを紹介することも多いです。

募集の背景

どうして採用活動をしているのか、その背景を紹介する必要があります。会社説明会で企業側は、新たな事業の立ち上げや事業拡大のためなど具体的に説明すると良いでしょう。

募集背景を紹介することで、参加者自身が「会社に求められていること」を考えるようになり、「自分はこの会社に必要とされている」といった気持ちにさせることに効果的でしょう。

募集職種の業務内容説明

募集している職種の業務内容の説明をする必要があります。募集している職種についてどのような業務内容なのか、参加者は、実際に企業側に入社して働く時において一番関わってくる部分です。

企業に入社し始めて、実際の業務内容と違っていたということがないように、企業側は、正確に詳しく説明しましょう。そうすることで企業側と社員側の間におけるミスマッチを防ぐことができます。

今後の採用ステップ

最後に、企業側が採用までの流れを説明する必要があります。エントリーシートが必要なのか、面接は何回あるのか、適性試験の時期などを説明しましょう。採用ステップは、見直せるようにレジュメに記載するようにしましょう。

また、選考の日時も会社説明会の段階である程度決めておくことで、企業側にとっても今後のスケジュールを立てやすくなりますし、求職者にとってもスケジュールを立てやすくなるのでオススメです。

準備2:開催時期の決定

説明内容を決めたら、次は開催時期の決定をする必要があります。就活の時期は年々早まっている傾向にあり、企業側もそれに向けて早めに準備しておく必要があります。

会社説明会の開催時期として多いのが3~4月です。時期を決定しないと、開催場所を決めることができないので、早めに開催時期は決めておく必要があります。

準備3:開催場所の決定

開催時期が決定したら、次は開催場所を決める必要があります。企業側が会社で開くのもいいですが、立地の良い場所を取ることがオススメです。そうすることで、学生の参加数を高められることが期待できます。

例えば、駅前の貸し会議室やホテル、市民会館などです。また、人気の会場は予約が取りにくくなっているので、早めに内容と時期を決めると良いでしょう。

準備4:説明会の方式の決定

説明会をどのような方式で行うか決める必要があります。一般的なのは、採用担当者による講義方式です。社員との協力ができれば、先輩社員による仕事の説明や、職場見学の実施も行うと良いでしょう。

また、近年では学生参加型によるグループワークなどを実施しているところもあります。遠方の学生にも参加できるように、Skypeなどのテレビ電話を用いた、WEB会社説明会といった形式もあります。

準備5:説明者の決定

誰が説明するのかを決める必要があります。一般的なのが、企業側の採用担当者です。特に、業務内容の説明では、現場社員が説明するといった方法も良いでしょう。採用担当者が説明するよりも説得力の向上が期待できるからです。

その時は、社員に協力してもらうには、事前に社員のスケジュールを確保して、説明内容と持ち時間を伝えておきましょう。

準備6:説明会資料の作成

説明者を決めたら、会社説明会の資料を作成する必要があります。参加者に配る配布資料と、プレゼンテーション資料を作成しましょう。

配布資料は、文字ばかりでなく、イラストや図を盛り込むことで、わかりやすい構成を心がけると良いでしょう。プレゼンテーション資料も同様です。

会社説明会以外での採用活動に使えるように、パンフレットを作っている企業もあります。作りたい場合は制作会社に外注しておく必要があります。

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企業側会社説明会資料作成時のポイント

会社説明会の内容、開催場所、開催時期などが決まったらいよいよ会社説明会の資料を作成する時です。ここでは、学生側にとってわかりやすく、印象に残るような良い説明会資料を作成するポイントを紹介していきます。

説明会の資料としては、パワーポイントやレジュメが多いですが、近年では動画を資料として使っている企業もあります。なので、動画を使用する際のポイントも合わせて3つ解説していきます。

動画を使用したプレゼン資料

近年、動画を使用した会社説明会を行う企業が増えています。動画を使用するポイントは、企業の様子や雰囲気、業務内容を紹介することです。画像で見せるよりも動画を使う方がより伝わりやすいからです。社員に協力してもらってインタビューしてもらうのも良いでしょう。

また、PVのように音と映像を組み合わせスタイリッシュな仕上がりにすることで、企業側が参加者へ印象付けるのに効果的です。

パワーポイントでのプレゼン資料

パワーポイントで資料を作る際には、見やすくシンプルに作成することがポイントです。そのためには、なるべく文字数を減らすことが大切です。

売上や利益、業界ランキング、製品情報をアピールしたい場合には図や表を使ったり、施設案内や社員の日常などについては写真を使うと効果的です。アニメーションは企業側の自己満足になりがちなので、ほどほどにしましょう。

レジュメを配布してのプレゼン資料

レジュメを配布して資料を作成する際には、レジュメを読んで、企業の特徴や企業の求める価値観がわかるものにすることがポイントです。なぜなら、参加者は会社説明会で配布されたレジュメを企業研究の材料にしているからです。

ですので、企業側の情報を詳しく知りたい場合に活用されるので、企業名や事業内容、会社改革、理念、待遇面について詳しく記載することがポイントです。

企業側の魅力が伝わるような会社説明会を開催しましょう

求職者にとって、「この会社で働きたい」と思わせることが企業側にとって重要です。企業側は、会社の魅力が伝わるような会社説明会を開催しましょう。せっかくの会社説明会の場なので、ホームページやパンフレットでは知ることのできない情報を提供する機会です。

例えば、先輩社員の紹介、職場見学、実際に企業の製品を披露するなどが効果的です。有意義な会社説明会になるような内容を考えましょう。

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