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2019年04月18日

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ

アルバイトとはいえ管理を怠ると、近頃のSNSを騒がすような投稿をしてしまったりと、雇用者にとってはリスクに繋がる人事管理となります。縁あって雇用したわけですから、お互いに良い関係を築くためにも歩み寄りは必要です。そんなアルバイト人員の管理をまとめてみました。

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ

バイト管理とは

「バイト管理」とは、雇用者とアルバイト当事者が、「仕事」という一つの目標に向かって、ルールに則って労働の対価を得るために、お互いに必要なやり取りをするための「取り決め」です。

「バイト管理」と聞くと、難しそうな印象を持たれる方もあるでしょう。しかし、SNSが実生活に浸透した現代社会では避けては通れない問題です。

以下に具体例を挙げながら、上手なアルバイトさんとの付き合い方をご説明して行きます。

バイト管理が必要なのは何故か

バイト管理が必要なのは、「不正を防ぐ」・「労働時間超過の管理」・「法を犯させない・犯さない」ためです。

例えば、こんなケースがあります。

「高校生のアルバイトを雇っていて、管理者が不在だったため、午後10時から午前5時までの間、18歳未満の年少者が働くことを禁ずる「労働基準法第61条」に違反して働かせてしまう」などの基本的なミスです。

他にも管理が必要な項目は多々ありますので、十分な確認が必要です。

バイト管理の3つのツール

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
アルバイトを管理するために利用される代表的なツールとして、「エクセル」・「アプリ」・「クラウド」の3つが挙げられます。

雇用先の事業の形態に合わせてこれらのツールを使いこなすことで、適切にアルバイトの管理を行うことができます。

以下に、それぞれのツールの特徴をご説明しますので、ぜひ参考にして下さい

ツール1:エクセル

バイト管理の三種の神器のうち、最も重要となるのが「エクセル」です。

エクセルは、今やWindows、Mac、スマートフォンなど、アイテムを問わず情報を共有でき、閲覧、編集が可能なマルチなソフトとなっています。

さらにアプリと連携してタイムカードの情報を流すことによって、1ヶ月または年間の労働時間の管理、年間賃金の管理やシフトの調整までこなすことができます。

管理のための黄金アイテムと言えるでしょう。

ツール2:アプリ

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
アプリでは、バイト管理で肝となるシフトの一覧や個人の勤務時間管理、さらに掲示板などで情報共有ができたりと、便利な機能を使うことができます。

たとえば前述のように、タイムカードのアプリのデータをエクセルに流し込むことによって管理ができます。アプリそれぞれに特徴があるので、自分の事業所に合ったものを導入して下さい。

ツール3:クラウド

クラウドでは、データやファイルなどの共有ができるため、複数人でのデータの閲覧・編集ができ、即時に情報を職場の仲間で共有できます。

確認して欲しい書類やマニュアルの共有や、社外秘のデータで、印刷物として渡したくないものを閲覧する場合も、URLのリンクを確認するだけで閲覧が可能です。

さらに、期間を決めて削除することも、ダウンロード禁止にすることもできるので、データ流出の可能性を最小限で食い止められます。

バイト管理のポイント

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
次に、バイト管理のポイントを4つに絞ってご紹介しましょう。

これらをうまく実践することで、バイト管理に成功するでしょう。アルバイトの問題行動を誘発することのないように、しっかりと確認して下さい。

雇用形態のこまめな確認

雇用主とアルバイトの間でどういう契約を交わしているか、半年や一年など、定期的に確認する事はとても大事です。

たとえば、就業規則の確認(ルールの再確認)や出勤曜日・時間帯の確認など、しっかりと擦り合わせしておく事で、お互いの立場を再確認でき、馴れ合いを防げるでしょう。

また、定期的に雇用形態の確認をすることで、新たな問題が起こった時など、契約内容に新たな文言を追加できるというメリットがあります。

労働条件は書面で明示

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
労働条件については、必ず書面でお互いにコピーを持ち、共通認識を持っておく必要があります。

雇用契約なので、口約束ではなく、きっちりと「契約書」の形で書面に残して確認しましょう。

何か問題が起こった時には、契約内容を元に話を進めることになりますので、雇用側の立場を守るツールにもなります。

労働基準法の把握

アルバイト管理をする上で大切なのは、労働基準法を把握しておく事です。

労働基準法は、日本国憲法第27条第2項の規定に基づき、「賃金、就業時間、休息その他の勤労条件に関する基準は、法律でこれを定める」とされた法律です。

この法律により労働者の権利が守られ、雇用側も無理な時間外労働などを強いることはできません。また、都道府県ごとに定められている最低賃金など、法令遵守のために持っていて然るべき知識です。

扶養や控除の確認

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
アルバイト管理では、対象者が家族の扶養に入っているか、また年末調整の際の控除対象になるかをあらかじめ知っておく必要があります。

所得控除には、その当事者が「12月31日時点で同居家族の扶養になっていて、さらに年収が103万円以下」という基準があるため、収入がオーバーした場合に所得控除が受けられないなどの問題が出てきます。

所得の控除を受けたい場合には、年間を通して労働時間の調整を行う必要があります。

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バイト管理を怠ると起こるリスク

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
次に、雇用側がアルバイト管理を怠ったが故に起こるリスクを考えてみましょう。

まずは、法律に抵触する年少者の深夜労働などの時間オーバーの問題、さらには最近メディアを賑わしている、勤務時間内にSNSで不適切な動画を拡散し、営業停止に追い込まれるケースなど、深刻な社会問題に発展している例もあります。

この機会に、アルバイト管理の重要性をしっかり学んでおいて下さい。

労働基準法違反

雇用者が最も行ってはいけないことは、「労働基準法違反」です。

たとえば、「残業代がつかない・残業代の未払いがある」・「罰金制度や遅刻・欠勤の際のペナルティーが重い」・「アルバイト代が最低賃金を下回る」・「雇用契約書の未作成」・「18歳未満のアルバイト労働時間の管理不足」などです。

また、勤務時間帯によって違う時間ごとの給与体系など、他にも抵触する内容がありますので、労働基準法のHPを確認しましょう。

安心、快適に働くことができる環境づくりを目指して

労働条件の確保・改善、労働者の安全と健康の確保、的確な労災補償の実施、仕事と生活の調和の実現を進めています。

出典: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_ro... |

人員削減

時として、雇用主側の都合でアルバイト人員を削減しなければならないケースがありますが、その際は労働基準法に則った対応が求められます。

労働基準法で「解雇通知は少なくとも30日前に行い、30日前に予告をしない使用者は、30日分以上の平均賃金を支払わなければならない」という決まりがあります。

もっとも、正当な理由がない限りアルバイトといっても一方的に解雇する事はできません。理由を明確にすることも重要です。

場合によっては裁判沙汰に

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
たとえば、前述のように雇用主側に全面的な非があって不当解雇に至った場合は訴えられる側になります。

しかし、アルバイト(労働者)側に重大な過失や事業所内での犯罪行為などがあった場合は、雇用主側が訴えることになります。

たとえば、職場で不適切な動画を撮影し、SNSで拡散する事で風評被害を産んで営業停止に追い込ませるような行為は、アルバイト側の重大過失です。

管理の不徹底は、トラブルの素になります。

バイト管理はリスク管理にも繋がる重要なもの

バイト管理とは?3つのツールと管理のポイント4つ
ここまで、「アルバイト管理」に必要なことを見て来ました。

アルバイト管理がしっかりできていれば、最悪のケースである営業停止や訴訟問題などを前もって防げるという事が言えます。

「バイト管理は面倒だからしない」という考えでは痛い目に合います。場合によっては倒産のリスクにも繋がるので、しっかりとバイト管理をしましょう。

雇用主にとってもアルバイトにとっても、風通しの良い職場を作って行きましょう。

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