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2019年05月13日

出張命令とは?出張に関する基礎知識8つと出張命令書記載事項

突然に「出張に行ってきて」と言われたらどうしますか。突然の出張命令は断ることができるのでしょうか。意外と知らない出張に関する基礎知識8つと、出張命令書に記載するべき事項などをご紹介します。出張を予定している人も、出張について知りたい人もぜひご覧ください。

出張命令とは?出張に関する基礎知識8つと出張命令書記載事項

出張とは?

社会人として働いていれば、「出張」という言葉を耳にする機械も多いでしょう。実際に出張は多いほうだという人もいるのではないでしょうか。しかし、そもそも出張とはどのような状態を指すのでしょうか。

一般的な出張の定義とは、「1日以上職場を離れること」です。丸1日職場を離れる場合は「日帰り出張」、数時間程度であれば「外出」といわれることが多いです。

出張には出張命令書が必要なのか?

出張の際には出張命令書の提出を義務付けている、という会社も少なくありませんが、出張命令書は必要なのでしょうか。結論から言ってしまえば、あってもなくてもどちらでも構いません。

出張に法的な定めはないため、出張命令書が必要かどうかは会社が任意で決めることができます。社員の動向を把握するために出張命令書は必要だと判断する会社があれば、スケジュール管理や勤怠届けで十分だと判断する会社もあります。

出張命令とは?出張に関する基礎知識8つ

法律としての定めはなく、会社の仕組みとして作成される出張命令書です。そういうことになると出張に関して知っておくことが自分のためにも重要になります。

そこで、出張に関する基礎知識として8つの項目を知っておきましょう。出張のイロハを知ることで、出張への理解を深めることができます。

1:出張命令とは?

会社で社員として働いている以上、上司からの業務命令には従わなければいけません。出張命令とは、部署の移動などと同じような業務命令のひとつです。

具体的には、「いつ・どこへ・どれくらい出張に行ってほしい」という上司からの業務命令を出張命令と考えてください。社員は自分の都合で出張に行くわけではありません。出張に行くためには、上司からの出張命令が必要です。

2:出張時の経費について

出張時の経費はどこまで認められるのか、気になる人は多いのではないでしょうか。出張に法的な定めがないため、各会社が独自に定めた出張規定に従うことになります。

一般的には、交通費・宿泊費・食事代などが出張時の経費として認められます。しかし、食事代は経費に含まれなかったり、距離によって宿泊費に差が出たり、各会社で細かい規定やルールがあるので、会社の出張規定を一度しっかり確認しておきましょう。

3:出張中の休日について

出張命令が長期の場合は、出張中に休日を迎えることがあります。出張中の休日の取り扱いはどうなっているのでしょうか。休日といえども家に帰れないことを考えると休日出勤になるのではないか、とも考えられますが出張中の休日は、基本的には休日として扱うのが一般的です。

ただし、休日に業務命令を受けて休日出勤をした場合は、休日出勤として取り扱い、休日出勤手当ての支払いを受けることができます。

4:出張の期間について

通常の職場から1日程度、他の場所に出向いて仕事を行えば出張になります。出張には1日程度の日帰り出張から1週間程度、長い場合では数ヶ月に及ぶ長期出張があります。

出張に法的な定めはないため、出張の期間は各会社によってさまざまです。業務形態にもよるでしょうし、職種にもよるため、何日までが出張とは一概に言えません。1日であっても数ヶ月であっても、同じ出張になります。

5:出張と転勤の違い

数日の出張なら問題ありませんが、会社から「長期」の出張命令が下された場合、「転勤」と何が違うのだろうと考えませんか。出張が長期に及ぶ場合、転勤と出張の違いとはどこにあるのでしょうか。

出張と転勤の違いは、所属している部署や上司が変わるかどうかです。例えば、本社の営業部から支社の営業部へ長期出張した場合、同じ営業部であっても上司は本社の上司のままです。このような場合は、転勤ではなく出張になります。

6:出張命令は拒否できる?

上司から、「明日から1週間の出張」という出張命令を受けたとします。明日からというのは急ですし、既婚者なら家族の事情もあります。会社で働いている以上は命令には従わなければならないのでしょうか。

結果を言えば、拒否できる場合もあります。会社が労働者に出張命令を下せるのは、業務上の必要性がある場合のみです。必要のない出張命令ならば拒否することが可能です。本当に急を要する出張なのか、しっかり確認しましょう。

7:出張には日当の支給がある

一概には言えませんが、多くの会社では出張には日当が支給されます。通常、出張には早出や残業代がつきません。それでも、朝から夜まで拘束され通常勤務よりも忙しいのが出張です。

それなのに残業代などの手当てがつかないと、仕事に対するモチベーションが下がってしまうこともあります。そのため、従業員へ慰労の意味も込めて支給されるのが日当です。

8:休日に出張先へ移動した場合

月曜日から業務を開始するために日曜日を移動に当てることは、出張の経験が多い人なら一度は経験があるのではないでしょうか。休日に出張先へ移動した場合は休日出勤扱いになるのかどうか気になりませんか。

原則として、出張に関しての移動を労働時間として認める必要はありませんので、休日に移動しても休日出勤にはなりません。ただし、会社の指示で、移動中に打ち合わせや書類の作成を行った場合は休日出勤とみなされます。

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出張命令書に記載されるべき事項5つ

出張は口頭で行う会社も少なくありませんが、出張命令書の作成を義務付けている会社もあります。口頭でのやり取りは聞き間違えなどが生じる場合もあり、そうなると言った言わないの水掛け論になってしまいます。

出張命令書を作成しておけば、そういったトラブルを避けることもできます。出張が長期間になるほど、きちんと書面に残しておくほうがお互いに安心できます。では、出張命令書に記載するべき事項を5つ見ていきましょう。

1:出張する人の氏名

出張命令書に、出張する人の氏名は必須です。氏名がないと、誰に出張に行って欲しいのかがはっきり分かりませんので、忘れずに記載したい事項です。

氏名と一緒に、営業部や購買部などの部署名や社員番号などを記載することで、同姓同名の社員がいても、たった一人に絞り込むことができるのでおすすめです。

2:出張目的

取引先への営業目的であったり、同じ会社の別の支社へ応援であったりと、出張といってもさまざまな目的があります。どんな目的で出張して欲しいのかを表示することで、出張する側も自分の役割が明確になります。

目的がはっきり分かれば、事前の準備も入念にできますし、何より心の準備ができます。仕事をする上で、目的がはっきりしているのとしていないのとではモチベーションが違ってきますので、出張目的の記載は必要です。

3:出張期間や日程

出張命令書、重要な事項といっても過言ではないのが出張期間ではないでしょうか。出張の期間が長期になればなるほど、きちんとした記載が必要になってきます。いつもとは違う環境で仕事をすることになるので、いつまでという期間は大切な情報です。

また、出張先がひとつではないような場合や、別の支社の社員と待ち合わせて行動するような場合は、日程なども必要になってくるでしょう。日程は必要に応じて記載してください。

4:出張先

出張先も出張命令書にしっかりと記載したい事項のひとつです。例えば、「取引先に営業がてら出張に行って来て」では、どこに行ったらいいのか分かりません。きちんと、出張先を記載しておきましょう。

出張先によって電車を使うのか飛行機なのか、移動手段も変わってきます。宿泊先の予約などもあるので、どこに出張に行くのか行き先は前もって分かっていたほうが準備にも負担がかかりません。

5:滞在費や旅費に関して

出張の際に必ず発生するのが、滞在費や旅費がどうなるのかという問題です。出張に関しての法的定めはないため、それぞれの会社が定めた規定にそって費用の支払いがなされるのが一般的です。

あらかじめ日当や宿泊費の上限など定められている規定を記載しておけば、出張費の清算段階になって、ごたごたが起こらずスムーズな清算ができます。分かっている範囲でいので、滞在費や旅費を記載しておきましょう。

出張や出張命令について理解しよう!

出張や出張命令についていろいろと見てきましたが、いかがでしたか。出張なんて面倒くさいと考えがちですが、出張についてしっかり理解すれば、いつもの業務を離れていつもとは違うことができる「息抜き」にもなります。

いつもとは違う経験や視野を広めることができると考えれば、出張は楽しいものに変わります。また、理不尽な出張命令は拒否できることも覚えておきましょう。

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