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2019年05月13日

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選

企業のオフィスには仕事で使う大量の文書があふれています。それぞれの文書は必要な時に見つけられないと、業務の効率が大幅にダウンします。文書を確実に保管し、検索しやすくするためには文書管理システムが必要です。文書管理を最適化する方法についてみてみましょう。

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選

文書管理方法が重要な理由

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選
仕事を進めていく時に、計画、実施、確認、対策のすべての工程で文書の参照や作成が必要になります。文書は仕事を行う上で必要な情報が入っており、また仕事をして起こった内容、結果を記録して、他の人に伝えるために作成されます。

仕事を行っていく上で必要な情報を、適切な時に適切なタイミングで必要な人が参照できるようにしなければならないので、文書管理は極めて重要です。

ここでは文書管理方法について説明します。

書類のライフサイクルとは?

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選
文書には賞味期限があります。作成してから内容が生きている間はいつでも必要な人が見られるようになっていなければなりません。内容が古くなった文書は間違って参照されないように普通のやり方では見られないようにする必要があります。

書類のライフサイクルの管理も考慮した文書管理方法を導入することで、文書を適切に管理することができます。

見直してみよう!文書管理方法のポイント8つ

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選
どこの会社でも何らかの文書管理は行われていますが、ポイントをしっかりと押さえることでより簡単で有効な文書管理ができます。

文書には機密性の高い文書や、会社の全員が見なければならない文書、有効期間などがあります。文書管理方法を適切なものにすることで、必要なセキュリティ、共有やライフサイクル管理を有効にすることができます。

ここでは文書管理方法について8つのポイントをご紹介します。

1:重要度や機密文書など書類の分類属性がはっきりしているか?

文書にはさまざまな属性があります。文書の分類属性はどのような文書管理をするかによって変わってきます。

文書管理方法で必要な属性は、文書のライフサイクルを決定する登録日時と有効期限や、公開の範囲を決める機密性や重要度などがあります。

文書管理方法の中で文書の分類属性を明確にすることで、検索や重要度管理がやりやすくなります。

2:ラベルの名前や件名のルールがはっきりしているか?

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選
文書管理では、個々の文書をユニークに管理するために、名前を付ける必要があります。
ビジネスで使われる文書は同じような案件が多いので似たような名前になることが多く、必要なものが探せなくなります。

文書を特定するために、文書管理方法の中で文書のラベルの名前や件名を付けるの命名規則を決める必要があります。

3:検索はしやすいか?

ビジネス文書は何十年にも渡って蓄積されるため、大量の文書の中から自分の必要な文書を見つけ出さなくてはなりません。

全文検索ができれば必要な文書は見つけやすくなりますが、時間がかかる、システムに負荷がかかるという問題があります。検索ワードを登録すると負荷は減りますが、登録の時に大きな手間がかかります。

文書の検索方法については、文書管理方法の中で自社の実情に合った仕組みを織り込むことが必要です。

4:廃棄時期を過ぎていないか?法定保存文書について

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文書は蓄積するのと同じくらい、廃棄することが重要です。

保存期限を過ぎた文書を廃棄しないでいると、システム全体の容量が大きくなって動作が不安定になったり、古い適切でない文書を使用してしまうリスクがあります。

法定保存文書は法律で保存期間が決まっているので、これを遵守する必要があります。

文書管理方法の中で、文書の種類に応じて保管期限を明確にしておく必要があります。

永久に保存するべき文書

法律で永久保存しなければいけないと決められている文書はありませんが、企業で必要と思われる文書は永久保存することを文書管理方法の中で定めておく必要があります。

企業の基本規則が記述されている定款や株主名簿のような会社の基礎文書、官公庁とやり取りする文書や許可・認可書類、登記、訴訟関係の文書は永久保存が必要です。

会社の競争力の源泉となる知的所有権関連の文書も永久保存する必要があるでしょう。

保存期間が5年以上10年以下の文書

企業の運営に関わる文書は5年から10年の保存期限が求められることが多いです。

株主総会や取締役会、監査役会などの議事録は最低でも10年、場合によっては永久保存が求められます。会計帳簿や計算書類、事業に関する重要書類も保存期限は10年です。

取引に関する帳簿や決算に関する書類の保存期限は7年で、監査関連の報告書は5年間保存する必要があります。

保存の漏れがないよう、文書管理方法の中で定めておきましょう。

保存期間が1年以上5年未満の文書

従業員に関する文書は、1年から5年未満の保存が必要ですので、文書管理方法の中に明記しておきましょう。

従業員の名簿や賃金台帳や雇用の事実関係の書類、労災保険に関する書類、労働保険の収受に関する書類などの保存期限は3年です。

雇用保険、健康保険、厚生年金保険に関する書類は、2年間の保存が求められています

5:ファイリング方法は適正か?

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文書管理方法で決められているファイリング方法は自社の管理に合わせる必要があります。

文書の有効活用を考えた場合、電子ファイリングが最善です。時間、距離に関係なく社内で参照することができ、再利用につなげることも簡単です。

原紙での保管が必要な文書については、はさみ込みフォルダを使うバーチカルファイリング、バインダーにとじる簿冊式ファイリングなどで検索性を重視した管理方法があります。

6:共有のしやすい文書管理方法になっているか?

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文書の共有をやりやすくする文書管理方法では、電子ファイリングが最適です。

原紙を管理する方法では離れた拠点にある文書を共有するのは難しいです。電子ファイルであれば、距離にも時間にも影響されず、関係者全員が即時に共有することができます。

7:文書管理に関わる人全員がルールを共有しているか?

文書管理を適正に運用するためには、文書管理方法を関係者全員に徹底しなければなりません。

文書管理方法を徹底しないで文書を管理すると、検索の方法や命名規則がバラバラになり、共有することができません。文書を共有するためには、文書管理方法の厳密な適用が必須です。

8:安全な文書管理方法になっているか?

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文書には気密性が必要な物があり、更新権限や閲覧権限を設定して安全に管理する必要があります。

企業で管理している情報には、個人情報や会社の秘密情報を含む情報があります。そのような情報を見る権限のない人に見せないようにするために、権限を厳密に文書管理方法の中で管理する必要があります。

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目的に合わせて選ぼう!文書管理システム4選

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選
文書管理システムを導入しようとしたときに、自社ですべてを構築するにはかなりの手間と工数がかかります。

外部で用意した文書管理システムには、企業で文書管理する時に必要な文書管理方法を織り込まれています。それぞれ特徴がありますので、自社にぴったり合った文書管理システムがあれば、それを導入することで文書管理の効率を大きく上げることができます。

ここでは市販されている文書管理システムをいくつかご紹介しますので、参考にしてみてください。

1:REXファイルファインダー

REXファイルファインダーは高速の全文検索でフォルダの階層が深くてもすぐに探せるのが特徴です。

検索結果がサムネイルで表示されるので、欲しい文書に近い形態の文書かどうかを確認しながら探せます。

対象規模は250名から5,000名未満で、自社運用、クラウド、パッケージソフトでの導入が可能です。

2:NotePM

NotePMはWeb上で文書を管理する文書管理システムです。

文書管理方法ではアクセス管理が柔軟に行え、バージョン管理も自動でできます。閲覧者が確認できるので、未閲覧者に閲覧を促してより確かな情報共有を進めることもできます。

3名から利用でき、データはWeb上に保管され、どこからでもアクセスすることができます。

3:Fleekdrive

Fleekdriveは世界190カ国で利用されている、クラウドサービスによる文書管理システムです。

文書の管理や共有はもちろん、複数部門で共同で文書作成作業をすることもでき、ライフサイクル、バージョン管理など、アーカイブも含む文書管理方法も充実しています。

10名以上から提供され、クラウドでのサービス提供になり、全国どこからでも共通のフォルダにアクセスできます。

4:楽々Document Plus

楽々Document Plusは、ワークフロー機能で文書の承認などもペーパーレスで行うことができる文書管理システムです。

文書管理方法はe-文書法やISO9000、14000の要求事項を満たすレベルで実装されています。ワークフロー機能でペーパーレスでの登録、承認、公開ができ、セキュリティ管理なども充実しています。

10名以上から導入でき、パッケージソフトとして提供されます。

オフィスの文書管理方法を見直してみよう

見直してみよう!文書管理方法ポイント8|文書管理システム4選
オフィスの文書は放っておくとどんどん増えていき、必要な時に必要な資料が見つからなかったり、重要な文書が紛失したりというトラブルが起きる可能性が出てきます。

適切な文書管理方法を備えた文書管理システムを導入し、オフィスの作業効率を向上し、生産性を向上させましょう。

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