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2019年05月15日

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選

就業規則を一括管理できる「規程管理システム」をご存知でしょうか。規程管理システムでは終了規則に限らず、重要文書などの管理に用いることもできます。本記事では、規程管理システムと類似の使い方が可能な文書管理システムを比較・ご紹介します。

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選

規程管理システムとは

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
規程管理システムは、株式会社システムディが提供する、組織内の各種規程を管理し、ネットワーク上で公開できるシステムです。

規程管理システムでは、企業内の各種規程の編集・改定・履歴・廃棄が容易にでき、社内規程の版管理や、新旧対照表の自動作成、ブラウザでの閲覧にも対応しています。

規程管理システムは、社内規程を管理するだけでなく、部門ごとのISO文書や品質管理マニュアルなどの管理にも利用できます。

規程を一つにまとめて見やすくする

規程管理システムを導入することで、すべての規程を一元管理できるようになるため、規程の参照も簡単に行えるようになります。参照できる規程は、現行のものに限らず、版管理されているので、必要に応じて過去の規程を参照するのも簡単です。

管理しなければならない規程類が複数あっても、システムがルールに従って管理してくれるので、担当者の負担はかなり軽減されます。

社員への周知を簡単にする

規程管理システムでは、管理している規程類の改版を行うと、新旧対照表を簡単な操作で作成できます。多くの人が、会社の就業規則や銀行からの取引約款の改定通知などで、「変更前」と「変更後」の同じ条項部分が抜粋されたものを目にしたことがあるでしょう。

こうした新旧対照表を、手数をかけて作成することなく、規程管理システムから出力させ、Web掲載などの方法で簡単に周知できるような機能が盛り込まれています。

規程管理システムの比較15選

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
ここでは、規程管理システムとして使えるソフトを15種類ご紹介します。システムごと、特徴が異なるので、規程管理システムの導入目的と照らし合わせて検討しましょう。

社内の文書の文書管理ツールとして導入するのか、金融機関のように、社内向けの規程管理も顧客用の規程管理もあわせて行うのか、または、学校法人のように複数の学校の規程を同時に管理するのかなど、規程管理システムの導入目的を明確にしておきましょう。

1:規程管理システムブレイン版

規程管理システム ブレイン版の特徴は、すべての規程をクラウド上で一元管理できる点にあります。クラウド上で管理されているため、 改定作業が発生した際の作業が迅速に行えることに加え、外出の社員が多い企業でも、外出先から規程内容を確認できます。

ブレイン版独自の特徴として、「経営戦略型就業規則」という文例モデルが標準装備されています。また、法律改正との連動機能やアラーム機能があるのも便利です。

2:規程管理システムPSR社労士版

規程管理システムPSR版は、社会保険労務士が就業規則改定コンサルの効率化を図るために利用できます。PSR版ならではの特徴として、顧問先企業ごとに規程の管理ができます。

顧問先の企業ごとにそれぞれの規程を一元管理できます。複数の顧問先を抱えていても、すべて同じ手法で管理されるため、コンサル業務の標準化が図れます。顧問先として登録できるのは、5企業までです。1社あたり6規程までの登録が可能です。

3:楽々Document Plus

楽々Document Plusは、規程管理システムとして謳われているソフトではなく、文書管理システムです。規程管理システムと同様に、登録した文書の版数管理を行えます。

規程管理システムの持つ「新旧対照表」の作成機能はありませんが、専用ビューワーがあるので、周知・公開は簡単に行えます。新旧対照表という形で自動作成はできませんが、改定履歴の参照は可能です。

4:契約書作成・管理システム

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
「契約書作成・管理システム」は、契約書に特化した文書管理システムです。雛形契約や個別契約の作成作業が簡素化されるため、契約書作成業務の多い組織では効率化が図れます。

契約書作成途中の進捗管理も可能で、締結に至った契約書原本はPDFファイルで登録できます。登録した契約書には、契約先や更新予定の紐付けができます。更新期限をメールや操作画面のアラートで知らせることもできます。

5:Bank Invoice

「Bank Invoice」は、請求書原本を取引先と共有できるシステムです。請求書に特化した文書管理システムです。請求書データが取引先と共有され、一元管理できるので、請求書が紙で必要な場合のみプリントアウトするので、ペーパーレス化が図れます。

規程管理システムとは、文書管理のポイントが異なりますが、取引先も含めた請求書の管理に特化して考える場合は、社外との情報共有が図れる利点があります。

6:KnowledgeTree

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
「KnowledgeTree」はグループウェアです。 登録操作はドラッグ&ドロップで簡単に行え、ファイルタイプ(拡張子)を区別することなく検索が行えます。文書管理の単位は、個人でもグループでもアクセス権の設定が可能です。ドキュメントが変更されたときに、アラート等で通知することもできます。

規程管理システムのような「新旧対照表作成機能」はありませんが、内部文書の管理と周知には役立つシステムです。

7:DOCUMENT MARK

「DOCUMENT MARK」は、企業内で扱われる多くの帳票や文書をPDF化して、一元管理する文書管理システムです。PDF化したファイルを扱うため、このシステムの中で文書の修正などを行うことはありません。

PDFファイルは、セキュリティも付与したり、ライフサイクルに合わせた自動廃棄も行えます。DOCUMENT MARKで管理するPDFファイルは、スマホやタブレットからの閲覧も可能になります。

8:Garoon(ガルーン)

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
Garoonは、中堅・大規模向けのグループウェアです。グループウェアとしてのファイル共有の機能を使うことで、グループ内で規程管理システムと同様の使い方をすることも可能です。

「新旧対照表」の作成機能はありませんが、グループウェアとしての機能である掲示板やメールを利用し、グループメンバへの周知が簡単に行えます。

9:J-MOTTOファイル共有サービス

J-MOTTOファイル共有サービスは、J-MOTTOグループウェアのオプションサービスです。オフィス系ソフト(Word、Excelなど)は、ファイル共有しながらも、直接編集が可能です。

登録したファイルのバージョン管理・世代管理版数とファイル保存の世代管理ができるので、規程管理システムとしての流用も可能です。ファイルの閲覧や編集の権限をユーザー毎に設定でき、証跡管理も行えます。

10:QuickBinder Beginning

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
「QuickBinder Beginning」は、小規模向け文書管理システムです。管理している文書には、アクセス権を設定できます。

設定単位は個人からグループ、部署までと、文書ごとに必要と考えられる単位で柔軟に対応できます。チェックアウト機能もあるため、社内規程などの「安易に修正・更新はしない」文書の管理にも適しています。

11:MyQuick

MyQuickは、契約書管理や研究報告書管理、内部統制管理に適している文書管理システムです。管理する文書ごとに操作権限を設定でき、更新期限のメール通知を行う機能や文書の版管理機能があります。パソコン以外にタブレットやスマートフォンでの利用も可能です。

版数管理に重点を置いて、就業規則や定款を管理していくのなら、本システムも規程管理システム代わりに利用可能です。

12:FileBlog (ファイルブログ)

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
「FileBlog」は、ファイルサーバー型の文書管理システムです。大規模なファイルサーバーにも対応しているので、規程管理システムで管理しようとしている文書数が多い場合は、こちらの文書管理システムも検討対象に入れておきましょう。

共有文書を社外からリモートアクセスなどの手段で参照することを想定している場合も、規程管理システムそのものを導入するよりも、文書管理システムを導入した方が利便性が高くなります。

13:Fleekdrive

「Fleekdrive」は、ライフサイクル、バージョン管理などの文書管理機能が備えられているため、規程管理システムとしての流用も可能です。

社内の複数の部門が協力し、文書を共有して作業を進めることを目的に規程管理システムの導入を検討している場合は、Fleekdriveによる文書の共有も検討してみましょう。文書管理に付随するワークフロー機能や、バージョン管理、全文検索といった機能も備えられています。

14:REXファイルファインダー

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
「REXファイルファインダー」は、検索結果をサムネイルで閲覧できる全文検索システムです。規程管理システムで多くの文書を管理しようと考えている場合は、REXファイルファインダーが導入目的に適している可能性もあります。

高速プレビューが可能で、検索対象はPDFやOffice文書のほか、画像や動画にも対応してます。ファイルサーバーとして活用する以外にも、NASの検索エンジンとしても利用できます。

15:Confluence (コンフルエンス)

「Confluence」は、PDF、Office文書、画像を共有できる文書管理システムです。Confluenceでは、バージョン管理を行え、修正の証跡をログで確認することもできます。スマホ用のアプリも用意されているので、外出先からの利用を想定している場合は、おすすめです。ウォッチ機能を使うことで、文書が更新されたら、メールで通知を受けることも可能です。

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規程管理システムのメリット2つ

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
社内の規程を管理する方法としては、文書管理システムやファイルサーバーなどの利用も有効です。しかし、規程管理システムを導入することには、ほかの文書管理システムに見られない、規程管理システム特有の機能を使えるメリットがあります。

1:改定作業が楽に行える

規程管理システムでは、文書管理を行いながらも、直接編集が可能です。

文書管理システムの多くは、システムからチェックアウトした文書を編集し、再度チェックインすることでシステムに戻し、版数管理を行います。規程管理システムでは、直接編集が可能なため、この手間が省けます。

2:旧規定と改定後の規程も一括管理

ほかの文書管理システムでは見られない、規程管理システム特有の便利な機能が「新旧対照表」の作成機能です。

特に社内規程ではなく、取引先や顧客に対して、約款改定などの通知をする必要がある場合は、新旧対照表が必須といえます。新旧対照表の作成をシステムが行ってくれることは、担当者の作業負担の軽減に大きくつながります。

規程管理システムを使いこなそう

就業規則を一括管理!規程管理システムの比較15選
社内外の公式文書を扱う部署では、通常の文書管理以上に気を使って文書の管理をする必要があります。ファイルサーバーで、文書ファイルを共有するだけでは管理不足になってしまうという場合は、文書管理ツールを導入して文書の版数管理などをはじめてみましょう。

さらにしっかりと、版数管理と周知徹底に努める必要がある場合は、規程管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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