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2019年05月16日

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること

人材管理システムとは、人材を効率よく管理していくためのシステムの事です。人材管理システムを導入しようとする場合、人材管理システムの種類や機能は企業にとって最適なモノを選ぶ必要があります。今回は、そのような人材管理システムを選ぶ時のポイントなどをご紹介します。

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること

人材管理とは

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
「人材管理」と聞いてどのような意味を持つ言葉なのかご存知でしょうか。今回は「人材管理」について、「人材管理システム」の選ぶためのポイントや「人材管理システム」を導入する前に決めておきたい事についてご紹介します。

「人材管理」とは、名前のとおり「人材」を「管理」する事です。効率良い人材管理をする事で企業経営や事業計画の実現が可能になります。人材は企業にとって大切な経営資源のひとつであると考えましょう。

人材管理システムのメリット

「人材管理システム」のメリットとは、効率よく活用する事によって、企業の求めている事業計画や経営戦略をスムーズにこなすことができるという点です。

さまざまな人材がいる中で、人材ひとりひとりにあった適材適所の人事が必要になってくるでしょう。

人材である従業員の持つ能力を把握し、意欲を引き出すような適切な配置が望ましく、そのためには、人材を正しくマネージメントする事ができる「人材管理システム」が不可欠です。

人材管理システムの種類

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
「人材の発掘」や「人材の育成」などのために必要な「人材管理システム」にはどのような種類があるのかご存知でしょうか。

「人材管理システム」の種類を知る事によって、人材管理システムの目的を明確にすることができます。

人材管理システムを導入しようと検討している場合、業務の種類によって使い分ける必要がありますので注意してください。「人材管理システム」を使い分ける事で、業務内容や作業内容の効率化をはかれます。

1:労務管理システム

「人材管理システム」の「労務管理システム」とは、企業に勤める従業員の個人情報や福利厚生に関わる管理システムの事です。給与計算に必要な勤怠管理や給与計算なども、「労務管理システム」に含まれる場合があります。

出退勤などは人材の評価に必要な項目ですし、給与計算なども一括でシステムとして管理しておけば効率よく業務を遂行する事ができるようになるでしょう。

労務管理をシステム化する事でコスト削減につながります。

2:人材マネジメント

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
「人材管理システム」の「人材マネジメント」とは、企業に勤めている従業員の個人が持つ能力、つまり教育課程や職務履歴などを把握する事で、人事に役立てるためのシステムです。

ひとりひとりが持っている独自のスキルをシステムとして一括管理しておけば、人事の際に従業員に合った適切な配置をすることができます。

人材育成も視野に入れた管理もおこなう事ができますので、研修などにも役立てる事ができるようになるでしょう。

3:採用管理システム

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
「人材管理システム」の「採用管理システム」とは、人材を採用する時の採用活動に関係するスケジュール管理の事です。人材を雇用するにあたって、採用方法に特化したシステムになります。

「新卒採用」や「中途採用」などがありますが、採用業務にはさまざまな作業があるため、採用スケジュールを明確にし、採用業務に関する作業の抜けや漏れが無いようにしなければいけません。システム化しておけば効率よく情報を共有できます。

4:目標・評価管理システム

「人材管理システム」の「目標・評価管理システム」は、「人材管理システム」の中でも注目すべきシステムで、評価をする側とされる側両方に関わってくるシステムになります。人事評価をシステム化し、見やすくする事によって適切な評価をおこなう事ができるようになるでしょう。

「人材管理システム」のメリットでもあり、従業員の意欲を引き出すという事に対しても、評価は欠かすことのできない判断基準となります。

人材管理システムを選ぶポイント7つ

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
「人材管理システム」の種類をご紹介しましたが、ここでは「人材管理システム」を導入していくにあたって、「人材管理システム」を選ぶポイントを項目ごとにご紹介します。適切な「人材管理システム」を見極めるためのポイントには大きく分けて7つあります。

どのような「人材管理システム」を導入して良いのかわからない、という方はぜひ参考にしてみて下さい。自社に合った最適な「人材管理システム」を導入する事が大切です。

1:提供形態

提供形態を大きく3つの項目にわけて考えてみましょう。3つの項目とは、「クラウド型」「「パッケージ型」「オンプレミス型」で、それぞれ利用の仕方やメリットデメリットがあります。

クラウド型の利用方法はインターネット、パッケージ型はソフトウェアを購入してインストール、オンプレミス型は自社サーバーを調達してソフトをインストールします。コスト面やセキュリティ面でのメリットデメリットも考える必要があるでしょう。

2:規模

ポイントとしては、規模がどのくらいになるのかによっても選び方が変わってくるのではないでしょうか。従業員が小規模なのか中規模なのか、大規模なのかは企業によってさまざまです。人材管理システムを選ぶうえでは規模が重要になります。

小規模の場合は機能面もシンプルに作られているため、コストがあまりかからない事も多く、大規模な従業員を抱えている企業の場合には、システムも複雑で高機能高価格であるといえるでしょう。

3:費用

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
人材管理システムを導入するための費用についても検討するポイントになるでしょう。提供形態のメリットデメリットにもつながりますが、初期費用が安くても、運営していく上でコストがかかってくる場合もあります。

クラウド型は初期費用が安く済みますが、月額で費用がかかります。パッケージ型やオンプレミス型は初期費用が高くなることもありますが、月額のコストがかからない場合もありますので比較しておくとよいでしょう。

4:運用開始までの期間

人材管理システムを運用していくまでの期間がどのくらいかかってしまうのか、と言う部分についても選ぶ上でポイントとなってくるでしょう。すぐにでも導入したいと考えていても、用意するのに時間がかかってしまう提供形態もあります。

管理していくためには、使いやすいようにシステムをカスタマイズしなければならないという事も視野に入れておく必要があるのではないでしょうか。事前調整の時間も含めて検討してみてください。

5:使いやすさ・管理しやすさ

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
人材管理システム導入までの期間にもありますが、事前準備をしっかりと行っておかなければ、使いやすく管理しやすいシステムとはならないでしょう。

人材管理システムを使いこなすことができる方が一人いれば良いのではなく、さまざまな方が触れてもわかりやすくなっていなければいけません。

操作方法に戸惑ってしまうようなシステムにせず、管理する方たちすべてが扱いやすいシステムにする必要があるのではないでしょうか。

6:他システムとの連携

人材管理システムを他のシステムと連携する事ができるのかどうかもチェックポイントとして頭に入れておきましょう。

従業員の規模が大きい場合には、システムとしてすべての従業員の個人情報や勤怠管理状況を入力していく事は難しく、他システムと連携してデータを移行できるかどうかは大切なポイントになります。

人材管理システムを導入してみても、入力作業で手間取ったりしないように、データ出力ができるのかを確認しましょう。

7:サポート体制

人材管理システムを運用していくために、サポート体制がどのようになっているのかどうか、サポートをおこなっているとしたら料金はどのようになっているのかなどを確認しておきましょう。

サポートシステムを導入している場合、サポート体制はどのような範囲でおこなっているのかなども確認しておかなければいけません。無料であればその範囲を、サポートの評判はどのようになっているかをポイントとしてチェックしてみてください。

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人材管理システム導入前に決めておく事

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
人材管理システムを導入する前にきちんと決めておきたいことを考えておく必要があります。決めておく事とは「導入する目的」「導入する時期」「どのような部分に導入するか」「導入してからの管理者や管理者の権限」についてです。

人材管理システムを適切な時期に、スムーズな導入ができるようにするための確認すべき項目についてご紹介します。人材管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

1:導入の目的

まずは「導入する目的」を明確にしましょう。人材管理システムを導入する事で得られる目的とはいったいどんなことでしょうか。企業によって、システム導入の目的は違います。

ただ単にシステムを導入しても上手に活用する事ができなければ、あまり良い結果は得られません。システムにはさまざまな種類がありますので、どのような目的で活用したいのか、目的を明確化しておくようにしてスムーズな導入を目指してください。

2:導入の時期

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
導入の時期をきちんと決めておく必要があるでしょう。人材管理システムの導入をするためには、企業の年間スケジュールを確認しながら適切な時期を決めなければいけません。

企業の年間スケジュールには、忙しい時期や既にイベントとして組み込まれている項目が書かれています。導入する時期に関しては、忙しい時期を避けたいと考えるのが一般的だと考えられます。システムに関する情報の検討時期も逆算して考えてみてください。

3:どの部分に導入するか

人材管理システムをどのような部分に導入するのかも決めておきましょう。人材管理の業務内容はさまざまありますので、具体的にシステムをどのような部分で活用していくかを考えておけば、効果も分かりやすくなるのではないでしょうか。

人材管理システムの目的にもつうじる部分でもありますが、目的の明確化とどの部分に導入するかは検討しておく事で、人材管理システムを有効的に活用する事ができるようになります。

4:管理者・管理者の権限について

企業に導入する人材管理システムを誰がどのようにして管理して行くのか、管理者の権限なども事前に決めておくと良いでしょう。人材管理システムを導入した後は管理者が管理、運用をしていく必要があります。

管理者の権限もどのようにするかを考えておかなければいけないのは、従業員の評価や個人情報を扱う事もあるため、どの程度の権限を持って閲覧項目を管理するのかなどを考える必要があるからです。

人材管理システムを活用してマネジメントを効率的に

人材管理システムを選ぶポイント7つ|導入前に決めること
人材管理システムについて、システムの種類や導入前に決めておくべきポイントなどをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。

人材管理システムを適切に活用していく事で、企業の人事業務や人材の評価などを上手く可視化する事ができます。導入を検討し、マネジメントを効率よく進めてみてはいかがでしょうか。

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